Esta política tiene vigencia a partir del 15 de octubre de 2023. Esta, se actualizará regularmente para reflejar cualquier cambio en la manera que manejamos sus datos personales o cualquier cambio   que se produzca en las leyes aplicables.

Esta página indica todo lo que necesita saber sobre cómo GRACIALAB S.A.S. y/o sus filiales y subsidiarias, protegemos los datos personales que se procesan y controlan y cuáles son los derechos con los que cuenta en relación con el procesamiento de sus datos personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, regula el tratamiento de la información personal de las personas que tienen alguna relación con GRACIALAB S.A.S., de acuerdo con las disposiciones contenidas en Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Gracialab S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Carrera 53 No.106-63
• Correo electrónico: contacto@gracialab.com.co
• Teléfono: 314 366 61 51 – 300 481 39 74.
• Web: https://gracialab.co/

2. OBJETIVO: Establecer los criterios frente a los datos personales en medios digitales, físicos u otros medios, incluyendo, pero sin limitarse a información de carácter comercial, profesional, técnico, administrativo, privada y, contenida en cualquier medio físico, digital o electrónico, entre otros y sin limitarse a sus datos personales, datos de contacto e identificadores como nombres, pronombres, todo tipo de identificadores y datos de contacto (incluyendo correo electrónico, números de teléfono y dirección física) y ocasionalmente, de ser necesario para propósitos específicos, género, fecha de nacimiento, edad y lugar de nacimiento. Así mismo, información comercial, de investigación de mercados, materiales audiovisuales, fotografías, grabaciones, videograbaciones, información profesional sobre su rol, profesión o empleo, datos de acceso a sistemas y aplicaciones e información de actividad de internet y redes electrónicas, cookies y datos de geolocalización que tendrán el siguiente tratamiento:

• Recolectar, consultar, recopilar, evaluar, catalogar, clasificar, ordenar, grabar, almacenar, actualizar, modificar, aclarar, reportar, informar, analizar, utilizar, compartir, circularizar, suministrar, suprimir, procesar y en general tratar los datos personales que sean suministrados por cualquier medio.
• Solicitar, consultar, verificar, validar, recopilar, compartir, intercambiar, informar, reportar, procesar, almacenar, modificar, actualizar, aclarar, retirar o divulgar por cualquier medio los datos personales ante entidades de consulta de bases de datos o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades, domiciliadas en Colombia o en el exterior, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras.

3. ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de GRACIALAB S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

4. OBLIGACIONES: Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para GRACIALAB S.A.S.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: GRACIALAB S.A.S., sociedad comercial, legalmente constituida, identificada con NIT No. 901.293.890-3, con domicilio principal en la Carrera 53 No.106-63 en la ciudad de Bogotá D.C., en Colombia, página https://gracialab.co/, teléfono 314 366 61 51 – 300 481 39 74.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD: el tratamiento que realizará GRACIALAB S.A.S. con la información personal, será el siguiente:

• Generar relaciones contractuales y/o laborales.
• Facilitar la comunicación.
• Promocionar, comercializar u ofrecer, de manera individual o conjunta, sus servicios o productos a través de cualquier medio o canal, o para dar a conocer, complementar, optimizar o profundizar el portafolio de productos y/o servicios actualmente ofrecidos.
• Como material de análisis para establecer y/o mantener cualquier relación contractual.
• Elaborar, reportar y analizar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado, incluyendo la posibilidad de contacto para dichos propósitos.
• Enviar mensajes¸ notificaciones o alertas a través de cualquier medio para remitir extractos, divulgar información legal, corporativa, de seguridad, promociones, campañas comerciales, publicitarias, de mercadeo, institucionales o de educación financiera, eventos u otros beneficios e informar al titular acerca de las innovaciones efectuadas en los productos y/o servicios, dar a conocer las mejoras o cambios en los canales de atención.
• Llevar a cabo las gestiones pertinentes, incluyendo la recolección y entrega de información ante autoridades públicas o privadas, nacionales o extranjeras con competencia sobre GRACIALAB S.A.S. o sobre sus actividades, productos y/o servicios, cuando se requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios, incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares emitidas por autoridades competentes.
• Cruzar la información con las diferentes bases de datos de autoridades y/o entidades estatales y de terceros tales como la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus aliados tecnológicos certificados, operadores de información y demás entidades que formen parte del Sistema de Seguridad Social Integral, empresas prestadoras de servicios públicos y de telefonía móvil, entre otras, para desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexo, y/o cumplir con obligaciones legales.
• Por razones de seguridad o para dar cumplimiento a normas legales o contractuales.
• Mejorar la seguridad y el funcionamiento de nuestro sitio web, nuestras redes y nuestra información.
• Para que los datos personales puedan ser utilizados como medio de prueba.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Obtener autorización clara y explicita del titular para este tratamiento, informando y facultando el carácter de esta. Esta autorización es implementada para toda la recolección de datos sensibles salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:

• • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;
  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Se consideran los datos de las personas menores de edad en términos de ciudadanía colombiana es decir toda persona menor de 18 años. En tal virtud, estos datos siempre cambiarán la categoría de datos sensibles y como tal para su visualización, la autorización de una autoridad competente.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRACIALAB S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento o encargado de este. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRACIALAB S.A.S. en su calidad de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen).
• Ser informado por GRACIALAB S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GRACIALAB S.A.S.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: La autorización del titular de la información no será requerida por parte de GRACIALAB S.A.S. cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Sin embargo, en caso de acceder a los datos personales sin que medie autorización previa se cumplirá con las disposiciones contenidas en la presente ley.

11. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN: La información solicitada por GRACIALAB S.A.S. podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. Toda la información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

12. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: La Dirección de Operaciones Administrativas de GRACIALAB S.A.S. será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del titular de la información personal.

13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS:

• PROCEDIMIENTO PARA ACCESO Y DE CONSULTA:

El titular de los datos, sus causahabientes, o sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el titular o por la ley podrán consultar la información que reposeen las bases de datos en posesión de GRACIALAB S.A.S., para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico contacto@gracialab.com.co o comunicarse al 314 366 61 51 – 300 481 39 74.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN, REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN O PARA PRESENTAR RECLAMO:

 El titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de GRACIALAB S.A.S. deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante GRACIALAB S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico contacto@gracialab.com.co.
• Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• La solicitud debe contener la siguiente información:
  • La identificación del titular.
  • Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Los documentos que se quiera hacer valer.
  • Firma, número de identificación y huella.
  • Radicación en original.
• Si el reclamo resulta incompleto, GRACIALAB S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si el área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. SUPRESIÓN DE DATOS: El titular tiene el derecho a solicitar a GRACIALAB S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRACIALAB S.A.S.   

El derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negarlo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

15. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no haya un deber legal o contractual para mantener la información.

16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: En desarrollo del principio de seguridad, GRACIALAB S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y GRACIALAB S.A.S. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA: La política con sus modificaciones rige a partir de su ingreso en el registro de bases de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la página web sic.gov.co. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web https://gracialab.co/

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas y mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información en esta política.

Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.